Indien je de nieuwsbrief niet kunt lezen, bekijk hier de online versie

Nieuwsbrief KleinLef september 2017

Logo

Indien u de nieuwsbrief niet kunt lezen, bekijk dan de nieuwsbrief op www.kleinlef.nl

KleinLef nieuwsbrief september 2017

Beste leden van KleinLef en geïnteresseerden,

Bij deze ontvangen jullie de KleinLef nieuwsbrief van september 2017.

Inhoudsopgave:

  • Plenaire bijeenkomst september 2017
  • Presentatie DUTO door het Nationaal Archief
  • Presentatie van een van de leden: CIBG
  • Introductie Stichting Intermin
  • Netwerk Publieke Dienstverleners
  • Statuut Publieke Dienstverlening
  • Stand van zaken jaarplan KleinLef 2017
  • Delen inzet op specialistische functies
  • Bestuurstafel
  • Verrijk met Lef!
  • Nieuws uit de werkgroepen
  • Kennismakingsbijeenkomst leden KleinLef regio Utrecht
  • Nieuwe lid KleinLef: NVAO
  • Blijf op de hoogte van KleinLef!
  • Volgende KleinLef bijeenkomsten

 

Plenaire bijeenkomst september 2017

Op donderdag 7 september 2017 zijn de leden van KleinLef bij het CIBG in Den Haag bij elkaar gekomen. De volgende onderwerpen kwamen aan bod.

Presentatie DUTO door het Nationaal Archief

Erik Saaman geeft een presentatie over duurzame toegankelijke overheidsinformatie (DUTO). Binnen de overheid wordt er veel informatie geproduceerd en uitgewisseld. Daarna wordt er vaak niets meer mee gedaan. Om de informatie te kunnen hergebruiken wordt er gearchiveerd. Het archiveren van informatie is van belang om onze taken goed uit te kunnen voeren, verantwoording af te kunnen leggen, rechtszekerheid aan de burger te kunnen bieden en onze geschiedenis te kunnen vastleggen.

Er zijn steeds meer vormen van informatie. Het is belangrijk keuzes te maken in de archivering hiervan. Aspecten zoals privacy en financiën spelen hier ook een rol in.

Als organisatie ben je zelf verantwoordelijk voor een goede archivering. Met archivering maak je informatie duurzaam toegankelijk. Daarbij zijn de volgende vijf aspecten belangrijk:

  • Vindbaarheid
  • Beschikbaarheid
  • Interpreteerbaarheid
  • Leesbaarheid
  • Betrouwbaarheid
  • Daarnaast moet de informatie bestand zijn tegen verandering. 

De beste wijze van archiveren is dat je de informatie op kan vragen uit de bron. Archivering inbouwen in je primaire systeem is daarvoor van belang. Technisch is dit al mogelijk maar het bewustzijn van de medewerker dat ze met archiveren bezig zijn, is nog beperkt. Door te archiveren by design (op moment dat systemen bedacht rekening houden met archiveren) en de plan, do, check, act cyclus toe te passen, vang je een hoop op en maak je archivering toekomstbestendig. Daarbij kun je het beste pragmatisch met je legacy omgaan.

De rol van het Nationaal Archief is enerzijds het beheren van de nationale collectie landelijke overheidsinformatie (welke rol wellicht zal verschuiven naar de organisaties zelf) en ondersteuning als shared service center bij archivering en zorgen voor kennisoverdracht.

Verder heeft het Nationaal Archief DUTO-eisen opgesteld die je als standaard op kunt nemen in je opdracht voor het informatiesysteem (zie wiki.nationaalarchief.nl). Daarnaast biedt het Nationaal Archief de DUTO-scan. Deze biedt overheidsorganisaties een concreet en praktisch handvat voor toetsing en verbetering van de duurzame toegankelijkheid van informatie in werk- of beleidsprocessen aan de hand van de DUTO-eisen. Na het houden van diverse workshops in de organisatie komen er aanbevelingen uit de scan voor de organisatie.

Bij vragen aan het Nationaal Archief kan contact opgenomen worden via Contact@nationaalarchief.nl. KleinLef heeft ook een accountmanager bij het Nationaal Archief. De contactgegevens kunnen opgevraagd worden via info@kleinlef.nl. De presentatie staat op de website: www.kleinlef.pleio.nl/file/download/53194702 (u dient hiervoor ingelogd te zijn).

Presentatie van een van de leden: CIBG

Het CIBG is een uitvoeringsorganisatie onder VWS en heeft veel verschillende producten zoals het donorregister, het BIG-register, het Lerarenregister, het UZI register en de UZI pas etc. Naast VWS werken zij ook voor OC&W, BZK en EZ. Het CIBG neemt op basis van wetgeving of vastgesteld beleid besluiten, houdt toezicht, registreert gegevens, geeft vergunningen af en biedt ondersteuning aan commissies. Zij hebben ongeveer 400 medewerkers bij elkaar in de vestigingen in Den Haag en Heerlen. Zij bevinden zich in een bestuurlijk, maatschappelijk en politiek complexe wereld en hebben vele diverse klanten en gebruikers. Het is een vooral ICT gedreven organisatie met directeur, COO en CFO met daaronder drie stafafdelingen en acht afdelingen.

In 2014 heeft er een verandertraject in de organisatie plaatsgevonden omdat het een verzameling van agentschappen was met meer dan 30 uitvoerende taken. Om meer eenheid en samenwerking te creëren is bij de inrichting van de nieuwe kantooromgeving goed nagedacht hoe dit meer gestimuleerd kon worden.

Het CIBG heeft als doel een rijksbrede efficiënte en klantgerichte registerorganisatie te zijn die juiste en actuele gegevens beschermd en toegankelijk maakt met een hoge kwaliteit en betrouwbaarheid en lage kosten. De klant staat hierbij centraal. Trajecten zoals generiek werken en het invoeren van eigentijds werken helpen bij de realisatie van dit doel.

De presentatie is terug te vinden op de website: www.kleinlef.pleio.nl/file/download/53194712 (u dient hiervoor ingelogd te zijn).

Introductie Stichting Intermin

Stichting Intermin is al 21 jaar met name binnen de overheid actief als een detacheringsorganisatie en als een leiderschapsontwikkeltraject voor overheidsmanagers. Overheidsmanagers die hun blikveld willen verbreden kunnen drie jaar gedetacheerd worden bij Intermin van waaruit zij verschillende opdrachten doen. Ook kunnen mensen die zich willen ontwikkelen tot overheidsmanager voor bepaalde tijd in dienst komen bij Intermin. De opdrachten die de medewerkers hebben een leereffect voor de medewerker. De aard van de opdrachten variëren tussen schaal 11 tot 16 en zijn op het gebied van onder meer beleid, uitvoering en bedrijfsvoering, in diverse rollen. Intermin heeft ongeveer 60 tot 70 mensen die beschikbaar zijn voor opdrachten en ze hebben een groot netwerk met veel kennis en ervaring. Een goede overdracht, borging van de kwaliteit zijn erg belangrijk. Bij een opdracht worden er geen CV’s aan de opdrachtgever voorgelegd maar wordt er een intakegesprek met een aantal matchers gehouden. Daarna worden er 2 tot 3 kandidaten voorgesteld die met de opdrachtgever in gesprek gaan. Er wordt dus gematched op de potentie van de mensen.

Verschillende KleinLef leden hebben gebruik gemaakt van Intermin. De ervaringen zijn positief. Er worden duidelijke afspraken gemaakt en doelen gesteld en dat maakt dat de opdracht effectief kan worden uitgevoerd. 

Netwerk Publieke Dienstverleners

Er is al een aantal keer binnen KleinLef over het Netwerk Publieke Dienstverleners gesproken. Binnen het Netwerk willen een aantal bestaande platforms meer gaan samenwerken. Het gaat om de Handvestgroep, Manifestgroep en de RBB groep. Begin dit jaar heeft KleinLef aangegeven ook mee te willen doen omdat de ontwikkeling goed is. We zijn als KleinLef zijnde positief maar ook voorzichtig. Vanuit de andere verbanden is aangegeven dat KleinLef (net als de andere verbanden) blijft bestaan als groep met daarbij de schaalvoordelen die het netwerk biedt. Al doende willen we kijken hoe de samenwerking werkt en wat de voordelen zijn. Afgesproken is dat alle secretarissen vanaf 2018 bij elkaar komen in een programmabureau. De grote partijen in het netwerk hebben aangegeven vertrouwen te hebben in het meedoen van de kleine organisaties en dit is belangrijk. Belang in eerste plaats herkenbaarheid met elkaar overeind houden. 

Statuut Publieke Dienstverlening

De Manifestgroep heeft een statuut Publieke Dienstverlening opgesteld. Daarin staat wat je van de dienstverlener als burger of bedrijf mag verwachten. Aan KleinLef en de RBB groep is gevraagd of zij dit ook willen ondertekenen (de organisaties). Je hoeft niet te voldoen aan de zaken die er in vermeld staan maar hier uiteindelijk als toekomstbeeld wel aan willen voldoen. In het dagelijks bestuur zal hier eerst verder over gesproken worden. De leden zullen van de uitkomst op de hoogte worden gesteld.

Stand van zaken jaarplan KleinLef 2017

Tijdens de bijeenkomst heeft Ellis Lamfers via Sharpcloud een presentatie gegeven over de stand van zaken van het jaarplan 2017, oftewel: wat hebben we dit jaar al allemaal gedaan binnen KleinLef! Goed om te zien wat we allemaal al bereikt hebben met elkaar. De stand van zaken vindt u terug op de website: www.kleinlef.pleio.nl/file/download/53192962 (u dient hiervoor ingelogd te zijn).

Delen inzet op specialistische functies

Binnen KleinLef is er ondertussen al een aardige lijst ontstaan met specialistische functies waarbij er interesse is vanuit diverse organisaties om hierop inzet te delen. Deze functies zijn onder meer: webredacteur, communicatiemedewerker, Functionaris Gegevensbescherming, ICT-adviseur en klachtenfunctionarissen. Om hier concrete stappen in te kunnen nemen is het goed de scenario’s en knelpunten te (ver)kennen. Een kleine groep zal vanuit KleinLef hier op korte termijn naar gaan kijken. De portefeuillehouders HRM, Michel Smithuis en Wilbert van de Griendt zijn bij deze groep betrokken. 


Bestuurstafel 

Op 29 augustus 2017 heeft de bestuurstafel plaatsgevonden in Bar Beton te Utrecht. Het was een goed bezochte bestuurstafel met een hoop nieuwe en enthousiaste gezichten. De onderwerpen die besproken zijn, zijn de Algemene Verordening Gegevensbescherming, het Netwerk Publieke Dienstverleners en het delen van specifieke functionarissen. De volgende bestuurstafel zal begin volgend jaar plaatsvinden. 


Verrijk met Lef!

De vierde bijeenkomst van Verrijk met Lef! heeft op 29 augustus 2017 plaatsgevonden. De totale opbrengst van Verrijk met Lef! tot nu toe is dat er 17 medewerkers besproken zijn vanuit zes verschillende organisaties, dat er 20 koffiegesprekken zijn afgesproken en dat er twee indiensttredingen hebben plaatsgevonden en een tijdelijke opdracht. De koffiegesprekken leveren van beide kanten al een hoop kennis en ideeën op. Tot nu toe dus een succes te noemen!

Afgesproken is dat Verrijk met Lef aan het einde van dit jaar geëvalueerd wordt. Daarna wordt er ook gekeken of er meer organisaties willen aansluiten die in een tweede groep gaan starten en of er een herschikking van de organisaties op functies en/of regio zal plaatsvinden.

De volgende bijeenkomst vindt plaats op 28 november 2017. 


Nieuws uit de werkgroepen

De werkgroep Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft deze zomer doorgewerkt omdat 25 mei 2018 al weer snel voor de deur staat! Tijdens de werkgroep in juli heeft de Vliegende Brigade van VenJ hun werkwijze laten zien door als voorbeeld een proces van de NIWO te doorlopen. Goed om te zien hoe zij te werk gaan! In de werkgroep van augustus heeft een grote uitvoeringsorganisatie, UWV, laten zien waar zij tegenaan lopen bij de implementatie van de AVG en wat hun aanpak is. Een leerzame presentatie die ook het verschil tussen grote uitvoerders en kleine uitvoerders laat zien. De volgende werkgroep vindt 19 september a.s. plaats. Daar zal de rol van de Functionaris Gegevensbescherming aan de orde komen.

De overige werkgroepen zullen de komende tijd weer starten. 


Kennismakingsbijeenkomst leden KleinLef regio Utrecht

Op 12 september jl. zijn de leden uit de regio Utrecht bij elkaar gekomen om kennis te maken en ervaringen uit de regio uit te wisselen. Onderwerpen die voorbij komen zijn de Brexit, HRM, verhuizen, informatiebeveiliging, zaakgericht werken, waarborgen van de continuïteit in een kleine organisatie en wat wel of niet outsourcen.

Een aantal ideeën uit deze bijeenkomst zullen de komende tijd worden opgepakt. Daarnaast is afgesproken dat de groep in het voorjaar van 2018 bij elkaar komt. 


Nieuw lid KleinLef: NVAO

Het 25e lid is een feit! De Nederlands Vlaamse Accreditatie Organisatie is lid geworden van KleinLef.

De NVAO is in 2005 als onafhankelijke, binationale accreditatieorganisatie (ZBO) bij Verdrag opgericht door de Nederlandse en Vlaamse overheid om een deskundig en objectief oordeel te geven over de kwaliteit van het hoger onderwijs in Nederland en Vlaanderen. Zij zijn een zusterorganisatie van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Er zijn ongeveer 45 mensen werkzaam bij de NVAO. Zie ook de website van de NVAO: www.nvao.net.


Blijf op de hoogte van KleinLef!

Via de website van KleinLef www.kleinlef.nl blijft u op de hoogte van al het nieuws en alle interessante bijeenkomsten binnen en buiten KleinLef. Als lid van KleinLef kunt u zich aanmelden op de website en blijft u via het samenwerkingsplatform automatisch op de hoogte van nieuwe berichten. 


Volgende KleinLef bijeenkomsten

De volgende bijeenkomsten staan in 2017 gepland:

  • 03 oktober 2017:                   Themabijeenkomst over Inkoop
  • 17 oktober 2017:                   Werkgroep Digitalisering
  • 24 oktober 2017:                   Peer review Zaakgericht Werken
  • 02 november 2017:                Werkgroep AVG
  • 09 november 2017:                Dag voor Managementondersteuner van de Toekomst
  • 23 november 2017:                Werkgroep Digitalisering
  • 28 november 2017:                Werkgroep HRM
  • 28 november 2017:                Verrijk met Lef!
  • 30 november 2017:                Plenaire bijeenkomst KleinLef

Deze nieuwsbrief is verzonden door KleinLef. Klik hier om u uit te schrijven voor de nieuwsbrief.

 

Deze nieuwsbrief is verzonden door KleinLef. Klik hier om je uit te schrijven voor de nieuwsbrief.